עובדים ותהליכי עבודה הם שני האלמנטים הבסיסיים בעסקים, מאז ומתמיד. בהיבט העובדים, מדובר לרוב על העסקה כשכירים לטווח ארוך. אך יש אפשרות נוספת ואטרקטיבית מאוד, שכדאי לכל עסק להכיר. אפשרות זו, זמינה כיום גם בהקשר מזכירות ושירותי עוזרת אישית. מדוע זה חשוב? וכיצד זה עובד בפועל?

ראשית – מדוע עוזרת אישית?

מנהלים בדרגי הנהלה שונים, מוצאים את עצמם כמעט תמיד מתמודדים עם אתגר מרכזי מטריד במיוחד – ניהול הזמן. נראה שאף פעם אין די זמן, עבור כל הדברים החשובים שמעוניינים לעשות. פתרון ידוע ופשוט לכך, הוא להעביר חלק מהפעילויות של מנהלים אלה, לעובדים או מנהלים אחרים. באמצעות שירותי עוזרת אישית במיקור חוץ, אפשרות זו זמינה באופן גמיש ונוח במיוחד. ניתן לקרוא מידע נוסף על כך באתר משרד ONLINE. תפקיד זה מתואר במונחים שונים, בהם מזכירה אישית, מזכירה וירטואלית ולעתים גם מזכירה במיקור חוץ. כך ניתן להעביר פעילויות שונות לביצוע במסגרת השירות, בכל היקף שרוצים, כולל שינוי ההיקף בהתאם לנסיבות המשתנות בעסק. תודות לכך, המנהלים יוכלו להתמקד יותר, במה שחשוב להם במיוחד. בדרך כלל, המשימות שיועברו לעוזרת האישית במיקור חוץ הן משימות יותר שגרתיות וחוזרות, בכדי לפנות זמן למנהלים לעסוק במשימות היותר אסטרטגיות וחשובות.

כיצד זה עובד?

שירות העוזרת האישית במיקור חוץ עובד דרך הטלפון והאינטרנט, מרחוק. השילוב שלו בפעילות העסק, יהיה לרוב חלק וקל. אופן ההעסקה, הוא שאין "העסקה"! אלא יש במקום זאת שכירת שירות, בהיקף ולמשך הזמן שנדרש. ללא התחייבויות. זהו מודל עבודה אמנם מעט יוצא דופן, אך לא חדש. הוא מפשט מאוד את אופן ההעסקה והוא גם מוכר בעולם העסקים לא מעט זמן. כך שעסקים רבים עדיין לא מכירים זאת, אך יישום שירות כזה איננו "הימור" גדול מדי. להפך – זהו תחום וותיק ובשל.

המחשה ליכולות

שירות מקצועי מסוג זה, יכול לטפל היטב בסוגי פעילות נפוצים ומגוונים, בהם

• תקשורת עם ספקים ולקוחות – ביצוע תקשורת שוטפת כגון קבלת שיחות נכנסות. הוצאת שיחות יזומה, למשל למטרת משלוח הודעות. מדובר אמנם בשירות מרוחק, אך התקשורת יכולה להתבצע באמצעות מספר טלפון ייעודי עבור העסק.
• טיפול במשימות שוטפות – מענה לצורך בביצוע משימות שוטפות נוספות, כגון הוצאת חשבוניות ללקוחות.
• תיאום פגישות – תיאום פגישות עבור אנשי ההנהלה או אנשי מכירות, יועצים של העסק וכדומה.
• תמלול והקלדה – פעילויות שגוזלות זמן רב. למרות שהן לא אופייניות לביצוע בידי מנהלים, כדאי וניתן לחסוך זמן גם לעובדי העסק, באמצעות העברתן לעוזרת אישית במיקור חוץ.

שירות גמיש עם תועלות רבות

כאמור, ניתן לשכור שירות כזה בכל היקף שרוצים ולשנות זאת באופן גמיש. תודות לכך, עשויים ליהנות מתועלות רבות, בהן

• פישוט ניכר – פישוט בהיבטים רבים, כולל מבחינת אופן העסקת העובדים. כמו כן, מאחר שזהו שירות חיצוני, אין צורך בעמדת עבודה למזכירה ובכל הכרוך בה.
• חסכון כספי – שכירת עוזרת אישית במיקור חוץ היא דרך יעילה מאוד לעבוד מבחינה כספית. בגישה זו, משלמים באופן שתואם ככל הניתן לעבודה שהמזכירה מבצעת בפועל.
• מקצועיות – שירות שכירת עוזרת אישית חיצונית שהוא שירות מקצועי באמת, עשוי אף להעלות את רמת ביצוע הפעילויות שמופקדות בידיה.
• פינוי משאבים – החיסכון מוביל לפינוי משאבים, אשר ניתן להשקיע בכיוונים אחרים, חשובים יותר.
• התייעלות – שימוש חכם בשירות זה, על פי הנסיבות המשתנות, עשוי לייעל את פעילות ההנהלה ואת העסק בכלל.

לסיכום

ניתן וכדאי לשקול להתייעל באמצעות שכירת שירותי עוזרת אישית במיקור חוץ.