ארגון אירוע או כנס לחברה שלכם הוא חשוב לא פחות מכל יום אחר בשגרה שלכם, ואולי אפילו יותר – יש לו את הפוטנציאל להציג בפני כל העובדים את ההערכה כלפיהם ולהשקיע בהם בחזרה. אירועי חברה מוצלחים יכולים להגביר את הערכת העובדים כלפיכם ולהעלות את המורל ואת המוטיבציה של כל מי שעובד בחברה. המשיכו לקרוא וגלו את כל השלבים שצריך לעבור כשמתכננים אירוע או כנס חברה. בואו נתחיל.
מיקומים אפשריים לכנסים ואירועי חברה
- מרכזי תרבות: הערים הגדולות מתהדרות במרכזי תרבות וכנסים עם שפע של מקום, ויכולים להתאים לאירוע רב משתתפים.
- מקומות מיוחדים: קיימים מקומות מיוחדים לאירועים בתל אביב לחברות וארגונים, שיכולים לעזור לכם בשבירת השגרה וליצור לכם אירוע מיוחד ובלתי נשכח. הם מצוידים בטכנולוגיה עדכנית וניתן להתאים אותם לסוגים שונים של אירועים.
- יעדי נופש או מלונות: שילוב עסקים עם פנאי יכול להוביל לחוויות בלתי נשכחות. יעדי הנופש מציעים אווירה רגועה המעודדת יצירת קשרים חדשים. במלונות רבים יש חללים ייעודיים לכנסים של חברות, והם מציעים נוחות, רוגע ואפשרויות לינה.
- מרכזים היסטוריים ותרבותיים: ניתן לקיים כנס באתר תרבותי שמוסיף עניין וייחודיות.
- חללי עבודה משותפים: מתאימים במיוחד לאירועים קטנים ויכולים להיות חסכוניים יותר.
השלבים המרכזיים בארגון אירועים לחברות
- הגדירו את המטרות: אחד הדברים החשובים ביותר בתכנון הוא הגדרת יעדים ברורים לאירוע. האם אתם מתכוונים להציג מוצר חדש, לספק תובנות מהתעשייה או לקדם שיתופי פעולה חדשים?
- הגדירו תקציב ריאלי: כנסים יכולים להשתנות מאוד בגודל ובהיקף, והתקציב שלכם צריך לשקף את היעדים שלכם. הגדירו מראש מהו התקציב להשכרת מקום, קייטרינג, פרסום האירוע, דוברים והוצאות שונות. על ידי הגדרת תקציב ברור תוכלו לקבל החלטות מושכלות ללא הוצאות מיותרות.
- בחרו תאריך מתאים: בחירת התאריך ומשך הזמן הנכונים היא חשובה. קחו בחשבון חגים ומועדים מיוחדים והחליטו אם הכנס יהיה אירוע של יום אחד או יותר. אירועים ארוכים יותר מאפשרים דיונים מעמיקים וזמן ארוך להתאווררות של העובדים, אבל עשויות לדרוש הגדלה של התקציב.
- שריינו מקום מתאים: המקום קובע את הטון לכל האירוע, ולכן צריך לוודא שהוא תואם את נושא האירוע ואת ציפיות העובדים. קחו בחשבון מרכיבים שונים כמו מיקום, אפשרויות חניה ושירותים מוצעים.
- השקיעו בפעילויות: כנסים מספקים הזדמנות למשתתפים להתחבר. תכננו סדנאות ופאנלים של שאלות ותשובות כדי לעודד את השתתפות העובדים.
טיפים נוספים
- בחרו תוכן רלוונטי: התוכן הוא אחד הדברים בעלי ההשפעה הגבוהה ביותר על הצלחת הכנס. הזמינו מומחים בתעשייה, אנשים עם נקודות מבט ייחודיות, וכן רו"ח או עו"ד שיסבירו לעובדים שלכם את כל מה שהם צריכים לדעת על קרן השתלמות ועל החיסכון שלהם לפנסיה. ככל שהתוכן יהיה יותר רלוונטי מעניין כך העובדים שלכם יצאו מרוצים יותר.
- הכינו את העובדים לאירוע: השתמשו ברשתות החברתיות, בתזכורות בקבוצת הוואטסאפ ובפוסטרים במשרד כדי ליצור התרגשות וציפייה לאירוע שלכם. הדגישו את הערך שהעובדים ירוויחו מהאירוע ותגרמו להם לצפות שיגיע מועד הכנס.
- רישום פשוט: אפשרו להירשם לכנס בדרך מקוונת, וודאו שהעובדים מקבלים בזמן את כל המידע רלוונטי. ערכו רישום מראש גם להסעות ולינה.
- אספו משוב בסוף הכנס: לאחר סיום האירוע אספו משוב מהעובדים, מהדוברים ומהצוות המארגן שלכם. העריכו מה הלך טוב ומה ניתן לשפר לפעם הבאה, כדי שתוכלו להשתפר באירועים הבאים.
לסיכום
כנסי ואירועי חברה דורשים השקעה ותכנון, אבל כל העבודה הזאת בהחלט משתלמת. כדי לארגן את האירוע האידיאלי חשוב לבחור במיקום טוב ומיוחד ובדוברים הנכונים, ולחשוב כל הזמן על העובדים שלכם. לא משנה במה תבחרו בסופו של דבר, זכרו שאתם עושים את זה בשבילם. קבלו על עצמכם את האתגר ואל תשכחו ליהנות בעצמכם.
