בעלי חברה – מחפשים לגייס עובדים מהשורה הראשונה למשרות אדמיניסטרציה במשרד שלכם? מציאת אנשים מיומנים ומוכשרים לתפקידים חשובים אלה יכולה להיות מאתגרת. עם זאת, עם האסטרטגיות והגישה הנכונות, אתם יכולים לפשט את תהליך הגיוס ולמשוך את המועמדים האידיאליים. במאמר זה, המותאם במיוחד לבעלי חברות כמוכם, נספק טיפים ותובנות חשובים לגיוס יעיל של עובדים לתפקידי אדמיניסטרציה. בין אם אתם מחפשים עובדים מנוסים או כישרונות טריים, מאמר זה יצייד אתכם בידע ובכלים כדי לזהות, למשוך ולהעסיק את האנשים הנכונים שיתרמו להצלחה ולתפקוד חלק של הארגון שלכם. בואו נתחיל!

הגדירו את דרישות התפקיד

תיאור ברור של דרישות התפקיד הוא הצעד הראשון לקראת גיוס מוצלח, בין אם מדובר בגיוס לחברה עצמה או גיוס מיקור חוץ. באמצעות זיהוי מדויק של הכישורים, התכונות והניסיון הדרושים לתפקיד הזה, אתם יכולים למשוך מועמדים בעלי התכונות הרצויות. הינה כמה טיפים להגדרת דרישות המשרה:

• ציינו את הרקע הלימודי והכישורים הדרושים.
• התוו את הכישורים והתכונות החיוניים הנדרשים לתפקיד.
• ציינו כל ניסיון ספציפי או תעודות נדרשים.

צרו מודעת דרושים מרתקת

מודעת דרושים מרתקת עוזרת למשוך את המועמדים הנכונים וליצור עניין בתפקיד האדמיניסטרטיבי. שקלו את הטיפים הבאים ליצירת מודעת דרושים מושכת:

• השתמשו בהגדרת תפקיד ברורה ותמציתית המשקפת במדויק את המשרה.
• הדגישו את תחומי האחריות והחובות העיקריים של בעל התפקיד.
• הדגישו הטבות, בונוסים או הזדמנויות צמיחה ייחודיות.
• ספקו מידע על התרבות והערכים של החברה.
• הבטיחו ציוד איכותי למשרד, כמו למשל מדפסת לייזר עם טונר למדפסת הלייזר או תוכנות חכמות שמקלות את העבודה.

מינוף פלטפורמות מקוונות ונטוורקינג

שימוש בפלטפורמות מקוונות ונטוורקינג יכול להרחיב משמעותית את טווח ההגעה שלכם ולמשוך מאגר מגוון של מועמדים. שקלו את האסטרטגיות הבאות:

• פרסמו את פתיחת המשרות בלוחות דרושים מכובדים ובאתרי נטוורקינג מקצועיים.
• מנפו פלטפורמות מדיה חברתית כדי לקדם את התפקיד וליצור קשר עם מועמדים פוטנציאליים.
• עודדו עובדים לשתף את פרסום המשרות ברשתות שלהם.
• השתתפו באירועים וכנסים הקשורים לתעשייה כדי ליצור קשרים עם אנשי מקצוע בתחום.

ערכו ראיונות יסודיים

ראיונות הם חלק חיוני בתהליך הגיוס, והם מאפשרים לכם להעריך את התאמת המועמדים לתפקיד האדמיניסטרטיבי. הינה כמה טיפים לראיון שכדאי לקחת בחשבון:

• הכינו סדרה של שאלות ראיון מובנות המכסות מיומנויות חיוניות ותרחישים ספציפיים לתפקיד.
• השתמשו בטכניקות ראיון התנהגותיות כדי להעריך את חוויות העבר של המועמדים ואת יכולות פתרון הבעיות שלהם.
• העריכו את כישורי התקשורת והגישה הבינאישית של המועמדים.
• שקלו לערוך סבבי ראיונות מרובים כדי להעריך ביסודיות את המועמדים הסופיים.

העריכו מיומנויות רכות

בתפקידי אדמיניסטרציה, מיומנויות רכות שלא בהכרח נלמדות בבית הספר ממלאות תפקיד מכריע בהבטחת תקשורת יעילה, עבודת צוות ופתרון בעיות. שימו לב למיומנויות הרכות הבאות בתהליך הגיוס:

• כישורי תקשורת מעולים בעל פה ובכתב.
• יכולות ארגון וניהול זמן גבוהות.
• תשומת לב לפרטים ודיוק בביצוע משימות.
• גמישות ויכולת הסתגלות בסביבת עבודה דינמית.
• יכולת טיפול במידע סודי בשיקול דעת.

בחנו את הכישורים הטכניים

תפקידי ניהול עשויים לדרוש מיומנויות טכניות ספציפיות או ידע. שקלו את הטיפים הבאים כדי להעריך את היכולות הטכניות של המועמדים:

• העריכו מיומנות ביישומי תוכנה רלוונטיים, כגון חבילת Microsoft Office או כלים ספציפיים לתעשייה.
• בדקו את מהירות ודיוק ההקלדה של המועמדים.
• העריכו את היכרותם עם ציוד משרדי, כולל מדפסות לייזר והחלפת טונר.

בדיקת הפניות וביצוע בדיקות רקע

אימות המידע המסופק באמצעות המועמדים וביצוע בדיקות רקע הוא חיוני כדי להבטיח את האמינות של העובדים הפוטנציאליים. פעלו בהתאם להנחיות הבאות:

• צרו קשר עם האנשים שהמליצו על המועמדים ובררו לגבי ביצועיהם, מוסר העבודה והאמינות שלהם.
• בצעו בדיקות רקע, כולל רישום פלילי ואימות עבר תעסוקתי.
• צייתו לתקנות המקומיות ולחוקי הגנת הנתונים בעת ביצוע בדיקות.

פתחו תהליך קליטה

לאחר שבחרתם את המועמד האידיאלי לתפקיד האדמיניסטרציה, תהליך קליטה מובנה היטב חיוני כדי להקל על מעבר חלק. שקלו את השלבים הבאים:

• ספקו אוריינטציה מקיפה למדיניות, לנהלים ולמערכות החברה.
• הקצו מנטור או חבר שינחה את העובד החדש במהלך השבועות הראשונים.
• תקשרו בבירור את ציפיות הביצועים וספקו משוב קבוע.

לסיכום

כבעלי חברה, אתם מחזיקים במפתח לגיוס עובדים יוצאי דופן לתפקידים השונים בחברה שלכם. בעזרת ביצוע האסטרטגיות המתוארות במאמר, תוכלו לייעל את תהליך הגיוס שלכם ולמשוך את המועמדים הנכונים. החל מהגדרת דרישות עבודה ויצירת מודעות דרושים מרתקות ועד מינוף פלטפורמות מקוונות, ביצוע ראיונות יסודיים, הערכת מיומנויות רכות וטכניות, בדיקת המלצות, ביצוע בדיקות רקע ויישום תהליך קליטה מובנה היטב, אתם מצוידים בכלים לקבלת החלטות גיוס מושכלות. זכרו, ההצלחה של הארגון שלכם מסתמכת במידה רבה על היכולת והמסירות של הצוות האדמיניסטרטיבי שלכם. עם השקעת זמן ומאמץ בתהליך הגיוס, אתם יכולים להבטיח שהחברה שלכם תשגשג עם צוות של אנשי מקצוע מיומנים שיתרמו לצמיחתה וליעילותה. לכן, הכניסו את האסטרטגיות הללו לפעולה והתכוננו לגייס אנשים מוכשרים שיעזרו להנסיק את הארגון שלכם לגבהים חדשים.